تاريخ التجديد الذي لم ينتبه له احد: ما تلزمك به عقودك

في كل شركة عقد وقعته قبل سنوات سيجدد نفسه الشهر القادم. والتاريخ مكتوب في الصفحة السادسة. ولم يقرأ احد الصفحة السادسة منذ يوم التوقيع، ومهلة الاشعار بالالغاء انتهت الاسبوع الماضي.

الجواب المختصر

معظم المال الضائع في العقود لا يضيع في النزاعات، بل في تواريخ والتزامات لم يتابعها احد: تجديد تلقائي، ومهل اشعار، وزيادات اسعار، ومستويات خدمة اخل بها المورد ولم يطالب بها احد. ويستطيع نظام معالجة المستندات قراءة مجلد من العقود بالعربية والانجليزية وتحويل هذه البنود الى تقويم. والقراءة هي الجزء السهل، اما تحديد البنود المهمة ومن يتصرف بشأنها فهو العمل الحقيقي.

اين يذهب المال

تقول منظمة World Commerce & Contracting، وهي الهيئة المهنية لادارة العقود، منذ سنوات ان ضعف ادارة العقود يكلف الشركات نحو 9% من صافي ارباحها. والرقم ماخوذ من مؤسسات كبيرة، ولن تخسر الشركة الصغيرة بالحجم نفسه. لكن النمط واحد في كل حجم: الخسائر تاتي من شروط اتفق عليها ثم نسيت.

وفي الشركة الكويتية يسهل حصر المشتبه بهم المعتادين. عقد ايجار يتجدد سنة اخرى ما لم يرسل اشعار قبل تسعين يوما. واشتراك برمجي يرتفع بنسبة ثابتة عند كل تجديد. وعقد صيانة يعد باستجابة خلال اربع ساعات لم تتحقق منذ اشهر، وفيه بند غرامة لم يفعله احد. واتفاقية مورد فيها خصم كميات لم يطبق قط.

ولا يحتاج اي من هذه الى محام لاكتشافه. يحتاج فقط الى من يقرأ العقد في الوقت المناسب، وهذا بالضبط ما لا يحدث حين تعيش العقود في خزانة ملفات او مجلد مشترك.

ماذا تستخرج وماذا تترك

الخطأ ان تحاول استخراج كل شيء. فالعقد فيه عشرات البنود ومعظمها لا يحتاج تصرفا ابدا. ابدأ بالقليل الذي يحمل تاريخا او رقما.

البند	ما تسجله	لماذا يهم
المدة والتجديد	تاريخ الانتهاء وهل يتجدد تلقائيا	اغلى بند اذا فات
مهلة الاشعار	عدد الايام والجهة التي يرسل اليها	يحدد الموعد الحقيقي، وهو قبل تاريخ الانتهاء
تغير الاسعار	نسبة الزيادة او موعد المراجعة	يفسر فاتورة السنة القادمة قبل وصولها
مستويات الخدمة	اوقات الاستجابة والغرامات او الارصدة	مال مستحق لك ولا تطالب به
الاطراف والموقع	الاسماء القانونية ومن وقع	لازم للتصرف في اي مما سبق

اترك التفسير للناس. فهل البند نافذ، او ماذا تعني عبارة مبهمة، حكم قانوني. ومهمة النظام ان يجد البند وينقله ويبين مكانه في المستند، حتى يقرأ صاحب القرار الاصل في ثوان.

البنود التي ينسى الناس وجودها

بعيدا عن التواريخ، تسبب بعض البنود المتاعب تحديدا لان احدا لا يتذكر انه وافق عليها. بند حصرية يمنعك من شراء الخدمة نفسها من اي جهة اخرى في الكويت. والتزام حد ادنى للشراء يحول ربعا هادئا الى فاتورة لبضاعة لم تطلبها. وبند انهاء للملاءمة يسمح للطرف الاخر بالانسحاب باشعار ثلاثين يوما بينما انت مقيد بسنة كاملة.

هذه لا مكان لها في تقويم التذكيرات، لكن مكانها في الملخص الذي ينتجه النظام لكل عقد: سطر لكل بند، منقول بنصه، مع رقم الصفحة. وحين يقترح احد مورد جديدا او مكتبا جديدا يجيب ذلك الملخص في دقيقة عن سؤال كان يحتاج اخراج الملف كله من الخزانة.

لماذا تحتاج العقود العربية عناية اضافية

كثير من العقود في الكويت ثنائية اللغة، العربية والانجليزية جنبا الى جنب مع بند يحدد اي اللغتين تسود. وبعضها عربي فقط، ممسوح ضوئيا من نسخة ورقية موقعة. وكلاهما يطرح مشاكل لن يتعامل معها نظام اختبر على ملفات PDF انجليزية نظيفة فقط.

النص العربي الممسوح هو اول ما تنخفض فيه الدقة. فالاختام والتواقيع فوق النص، والصفحات مصورة بزاوية، والتواريخ قد تكتب بالهجري او الميلادي وبارقام عربية او لاتينية. وتناولنا نقاط الفشل نفسها في الفواتير في قراءة الفواتير العربية بالذكاء الاصطناعي، وهي تنطبق هنا مع مخاطر اعلى، لان تاريخا مقروءا خطأ في عقد يصبح موعدا فائتا.

والعقود ثنائية اللغة تضيف خطرا اخفى: النسختان لا تقولان دائما الشيء نفسه. والاستخراج من الجانب الانجليزي لعقد تسود فيه العربية استخراج من النسخة التي لا يعتد بها. لذلك يجب ان يقرأ النظام اللغة السائدة، وان ينبه الى اي تاريخ او رقم يختلف بين النسختين.

من البند المستخرج الى التصرف

جدول من التواريخ المستخرجة ليس نتيجة. النتيجة تذكير يصل الى الشخص الصحيح قبل الموعد.

ولكل عقد يجب ان يكون الناتج ثلاثة اشياء: التواريخ الرئيسية مع موعد الاشعار محسوبا رجوعا من تاريخ الانتهاء، ورابط الى الصفحة والبند اللذين جاء منهما كل تاريخ، وشخص مسمى يتلقى التذكير. والشخص اهم من التقنية. فالتذكير المرسل الى بريد مشترك تذكير لا يتصرف فيه احد.

واجعل التذكير يصل قبل موعد الاشعار بوقت كاف لا في يومه. فقرار تجديد ايجار او تغيير مورد ياخذ اسابيع، والتذكير الذي يصل في اخر يوم ممكن لا يترك لك الا التجديد التلقائي.

تحقق منه قبل ان تثق به

قبل الاعتماد على التقويم خذ عشرين عقدا تعرف تواريخها مسبقا، ومررها عبر النظام، وقارن. وكل تاريخ خاطئ او ناقص معلومة عن مستنداتك: مشكلة في جودة المسح، او صياغة غير معتادة لبند، او صيغة تاريخ لم يتوقعها النظام. وهي طريقة اختبار المئة مثال مطبقة على المستندات التي يكلف فيها الخطأ اكثر.

وابق شخصا في الحلقة لكل ما لا يكون النظام واثقا منه. فالنظام المبني جيدا يقول حين لا يكون متاكدا، وتذهب تلك العقود الى انسان لفحص يستغرق دقيقتين بدل ان تدخل التقويم بلا تحقق.

مشروع اول واقعي

ابدأ بالعقود التي تتجدد: الايجارات والاشتراكات والصيانة والتوريد. وفي معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة يكون ذلك بين بضع عشرات وبضع مئات من المستندات، وهو عدد صغير بما يكفي للتحقق منه جيدا، وكبير بما يكفي لان يؤجل عمله يدويا مرة بعد مرة.

والجولة الاولى تجد عادة تجديدا واحدا على الاقل لم يكن احد يعرف به. وذلك التاريخ وحده يغطي كلفة التمرين غالبا، وبعده لا يحتاج التقويم تحديثا الا عند توقيع عقد جديد.

كيف نبنيه

تبدأ مشاريع ذكاء المستندات لدينا بعينة من عقودك الحقيقية، بمسحها الضوئي كما هو، ونقيس الدقة عليها قبل بناء اي شيء اخر. والنظام نفسه يعالج بقية الاوراق التي تتعامل معها الشركات الكويتية، من نسخ البطاقة المدنية الى النماذج الحكومية. اخبرنا كم عقدا لديك وباي لغات، وسنخبرك ماذا ستجد الجولة الاولى.

الاسئلة الشائعة

هل من الامن ارسال عقودنا الى نظام ذكاء اصطناعي؟

يعتمد على مكان المعالجة وشروطها. يجب ان تعالج العقود بموجب اتفاق يستثني التدريب على بياناتك، مع قصر الوصول على من يحتاجه. واسأل اي مزود اين تحفظ المستندات والى متى.

هل يقرأ التعديلات المكتوبة بخط اليد؟

التعديلات القصيرة بخط اليد، مثل تاريخ مصحح، تقرأ غالبا لكن يجب ان تحال دائما الى شخص. اما البنود الطويلة المكتوبة باليد فليست موثوقة بما يكفي لاستخراجها بلا مراجعة.

هل يغني عن المحامي؟

لا. هو يجد البنود وينظمها حتى يتصرف الناس في الوقت. اما هل البند نافذ وماذا تفعل عند الاخلال فتبقى مسائل قانونية.

وماذا عن العقود العربية فقط؟

تعالج بالطريقة نفسها، بشرط ان يكون النظام قد اختبر على مسوح عربية بجودة مماثلة. اختبر على مستنداتك انت قبل الاعتماد على اي رقم للدقة.

كم يحتاج التقويم من جهد ليبقى محدثا؟

القليل جدا بعد الانتهاء من المتراكم. فكل عقد جديد يضاف عند توقيعه، وهذا ياخذ دقائق، والتذكيرات تعمل وحدها.