ذكاء المستندات

الفواتير والعقود وسندات التسليم والمناقصات والبطاقات المدنية تقرأ وتدقق وتحفظ — بالعربية والإنجليزية — مع اعتماد بشري لكل ما يتعلق بالمال.

العمل الذي يزيله

يفتح أحدهم فاتورة مورد، ويقرأ الرقم، ويكتبه في النظام المحاسبي، ويحفظ الملف، ثم يكرر ذلك تسعين مرة في الشهر. عمل بطيء وممل، والملل هو بالضبط حين تقع أخطاء قلب الأرقام.

ومعالجة المستندات تتولى القراءة والكتابة، ولا تتولى الاعتماد. فكل رقم مستخرج يؤثر في دفعة يمر على شخص قبل أن يصبح نافذا، ومهمة النظام أن تجعل هذه المراجعة تستغرق ثواني بدل دقائق.

لماذا المستندات العربية أصعب فعلا

هذا هو الجزء الذي تتجاوزه معظم العروض، وهذا ما يخفق فيه الأمر حقا.

اختلاط الأرقام. بعض الفواتير تكتب المبالغ بالأرقام الهندية، وأخرى بالعربية، وعدد لا بأس به يخلط بينهما في المستند نفسه: صيغة في الترويسة وأخرى في الإجماليات. والتحويل يبدو موثوقا حتى تنقلب خانة واحدة بصمت، والفشل صامت.

التواريخ. ٠٣/٠٤/٢٠٢٦ إما الثالث من أبريل أو الرابع من مارس، ولا يمكن لأي نموذج حسمها من المستند وحده، لأن المعلومة ليست فيه. تحتاج قاعدة مرتبطة بالمورد، أو عرفا تفرضه، أو إنسانا.

أسماء لا تتطابق أبدا. المورد نفسه يظهر باسم تجاري واسم قانوني واختصار، بخطين، بمسافات غير موحدة. ومطابقة ذلك بسجل واحد في نظامك مشكلة بيانات لا مشكلة قراءة، وهي عادة الجزء الأكبر من العمل.

المستندات الممسوحة. مصورة بزاوية مائلة، وعليها ختم فوق الإجمالي، ومرت بالفاكس في مرحلة ما. ودقة النموذج على ملف نظيف لا تخبرك بالكثير عن دقته على ما يصل فعلا.

كيف نبنيه

على مستنداتك الحقيقية، بما فيها الصعبة، من الأسبوع الأول. ونقيس الدقة لكل حقل على حدة — المورد، والتاريخ، والإجمالي، والضريبة، وبنود الفاتورة — لأن نسبة إجمالية واحدة تخفي الحقول التي تهم.

ولكل حقل مستوى ثقة، وكل ما هو دون الحد يحال إلى شخص بدل تمريره. وكل استخراج يحتفظ برابط إلى الصفحة والموضع الذي جاء منه، فيتحقق المراجع منه بنظرة واحدة بدل فتح الأصل من جديد.

أين الحد الصادق

الخط اليدوي بالعربية ما زال غير موثوق ولن نقول لك غير ذلك. والمستندات التي يتوقف معناها على مرفق لم يمسحه أحد لا يحسمها أي نموذج. والعملية التي لا يستطيع أحد فيها تحديد ما هو الصواب ليست جاهزة للأتمتة.

ماذا تحصل عليه

استخراج يعمل على تدفق مستنداتك الحي، وشاشة مراجعة يستخدمها فريقك فعلا، وأرقام دقة لكل حقل مقاسة على مستنداتك أنت، والتكامل مع النظام الذي يجب أن تصل إليه البيانات.

وهذه الخدمة أكثر ما يحدد نطاقه كتجربة من ثلاثين يوما، لأن شهرا من الفواتير الحقيقية يخبرك أكثر من أي عرض توضيحي. أرسل لنا وصفا للمستند الذي تتعامل معه أكثر من غيره وكم عددها تقريبا في الشهر.